Automatisiertes Lieferketten Management
Substantio – die beste Software für Ihre Lieferanten Compliance
Substantio vereinfacht und automatisiert Ihre Lieferantenkommunikation. Der gesamte Prozess des Supplier Declaration Management wird übersichtlich und intuitiv über ein System abgewickelt – so stehen Ihnen die Ergebnisse über Materialien und Substanzen jederzeit digital zur Verfügung.
Vorteile für Ihr Lieferanten-management mit Substantio
Ein übersichtliches System
- Ein System für alles: Die Daten und die gesamte Lieferantenkommunikation sind in einem System auf ihren Servern oder in Ihrer persönlichen Cloud integriert, nicht bei externen Dienstleistern.
- Schnell und übersichtlich: Die Deklaration der Inhaltsstoffe und Substanzen führt der Lieferant in wenigen Schritten selbstständig im System durch.
- Echt-Zeit Stand Ihrer Abfragen in Ihrem Kampagnen-Dashboard
- Konsolidierte Daten aus multiplen Quellen durch Austausch mit Fremdsystemen möglich
- Inhalte aus E-Mails oder Excel-Dateien werden von Substantio automatisch ausgelesen und die Informationen in der Datenbank verfügbar gespeichert.
Automatisierung der Deklarationen
- Automatisierung: Händische Email-Abfragen an Ihre Lieferanten entfallen.
- Hohe Rücklaufrate: Optimieren Sie das Antwortverhalten Ihrer Lieferanten durch automatisierte Erinnerungen.
- Ersparnis an Zeit und Ressourcen durch automatisierte Deklarationen
- Beste Compliance Daten aus Fremdsystemen über starke Schnittstellen
Kontaktmanagement
- Datensicherheit: Die Kommunikation mit Ihren Lieferanten und die erhobenen Daten bleiben bei Ihnen. Drittparteien sind nicht involviert.
- Ihr Logo: Die Lieferantenkommunikation findet in Ihrem Corporate Design mit Ihrem Logo statt, sodass Sie mit Ihrem Namen und Logo als Ansprechpartner auftreten.
- Lieferkettengesetz: Beitrag zur Einhaltung des Lieferkettengesetzes durch Schaffung von Transparenz
„Dank dem Lieferantenmanagement von Substantio erhalten wir eine viel größere Informationstiefe über unsere Produkte. Wir kommen auf die Substanzebene und schaffen dadurch langfristige Vorteile. Zum Beispiel können wir anhand des Wissens aus der Lieferkette bereits im Entwicklungsstadium unserer Produkte, wichtige Entscheidungen über Materialen treffen. So sichern wir uns den Marktzugang frühzeitig im Prozess.“
Simon Brack, Material Compliance Manager der elobau GmbH & Co. KG
Automatisierte Lieferanten-kommunikation
Um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen, sind Sie auf die Materialdaten Ihrer zuliefernden Unternehmen angewiesen. Damit Sie möglichst viele Daten für die Deklaration erhalten, gestalten wir das Deklarieren für Ihre Zulieferer benutzerfreundlich und übersichtlich.
Sobald Ihre Lieferanten oder Sie selbst in der Rolle als Lieferant eine Deklarationsaufforderung über Substantio erhalten, werden sie mit einem Klick direkt zur Lieferantenplattform weitergeleitet. Unsere Lieferanten-Compliance Plattform bietet eine Ausfüllhilfe, den sogenannten „Guided Mode“. Hierbei deklarieren Ihre Zuliefernden einfach Schritt für Schritt, ohne Gefahr zu laufen, wichtige Inhalte oder Dokumente zu übersehen.
„Wir bei elobau sind Hersteller von Elektronikkomponenten und als solcher oft auch in der Rolle des Lieferanten. Daher kennen wir die Herausforderung, unsere Substanzen für unsere Kunden zu deklarieren. Je einfacher und übersichtlicher das geht, umso besser.“
Sandrina Schlosser, Bachelorandin im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen in der Material Compliance bei elobau GmbH & Co. KG
Wie automatisiere ich die Lieferanten-kommunikation?
Ein effizientes Lieferantenmanagement basiert auf einer vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Ihren Ansprechpersonen beim Zulieferer. Daher empfehlen wir, diese Kommunikation nicht aus den eigenen Händen zu geben. Ihre Deklarationsabfrage erstellen Sie über Substantio in Ihrem Design. Der Versand erfolgt an eine jeweils von Ihnen ausgewählte Gruppe von Lieferanten mit Ihren Kontaktdaten. Die Angaben der Lieferanten werden im System auf Ihren Server bzw. in ihrer eigenen Substantio Cloud gespeichert.
Der Kommunikationsweg bleibt direkt, aber mit dem Vorteil, dass die Ergebnisse im System digitalisiert hinterlegt werden und Sie Ihre Abfragen automatisiert steuern können: Das heißt, Sie legen eine Abfrage nach einer oder mehreren bestimmten Richtlinien im System an und definieren den Versandzeitpunkt. Auch weitere Erinnerungen hinterlegen Sie ganz einfach anhand von Vorlagen im System, sodass Substantio Ihre Lieferanten automatisiert erinnert.
Deklarations-Typen mit Substantio
Häufige Änderungen der regulatorischen Vorschriften oder die Einführung neuer besorgniserregender Stoffe führen dazu, Ihre Produkte laufend auf regulierte Substanzen zu prüfen.
Substantio bietet Ihren Lieferanten die Möglichkeit, drei verschiedene Deklarations-Arten bereitzustellen:
FMD
Full Material Declaration
RCD
Regulatory Compliance Declaration
AD
Abstract Declaration
Eine RCD ist eine formale Erklärung, mit der Sie dokumentieren, dass Ihr Produkt alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Eine RCD ist weniger umfangreich, da nur abgefragt wird, ob regulierte Stoffe einer gegebenen Stoffliste wie beispielsweise der REACH Kandidatenliste, enthalten sind. Ändert sich eine zugrunde liegende Regularie, muss die RCD erneuert werden, da zu den neuen Stoffen keine Informationen vorliegen.
Der Lieferant bestätigt in einer RCD lediglich, ob das Teil einen regulierten Stoff oberhalb des vorgegebenen Schwellenwerts enthält oder nicht. Diese Information ist schnell und unkompliziert einzugeben. Wenn viele Teile den gleichen Status haben, geht es mithilfe von Massendeklarationen noch schneller.
Sie beruht entweder auf der Bestätigung, dass die in der Stoffregulierung aufgeführten regulierten Substanzen im Produkt nicht enthalten sind, oder auf der Angabe der enthaltenen Substanzen einschließlich ihres prozentualen Anteils. Daher ist ihr Umfang geringer als der einer FMD.
Die Aussagekraft einer RCD kann mit dem Hochladen von Nachweisdokumenten (Testbericht, Prüflabor-Zertifikat, Statement, etc.) verbessert werden.
Hinweis: Sobald sich Regularien für bestimmte Stoffe ändern, muss die Deklaration für die Teile erneut durch Ihre Lieferanten durchgeführt werden.
Diese Option wird gewählt, wenn Informationen über die Materialien oder den regulatorischen Status des Produkts entweder nicht verfügbar sind, das angefragte Produkt nicht zugeordnet werden kann, oder das Produkt bereits obsolet ist und nicht mehr verkauft wird.
Sehr geringer Aufwand für den Lieferanten.
Hinweis: Diese Option darf nur gewählt werden, wenn das Produkt tatsächlich unbekannt ist, keine Informationen dazu vorliegen oder es obsolet ist und nicht mehr verkauft wird. Bei Vorhandensein von Abkündigungsinformationen (Obsolescence Notification Letter), können diese zur Unterstützung hochgeladen werden.
Hierbei handelt es sich um eine vollständige Liste aller Materialien und Substanzen, die in einem Produkt enthalten sind. Diese Erklärung ermöglicht es, jedes einzelne Material und seine Bestandteile zu identifizieren, wodurch eine transparente und detaillierte Übersicht über die Zusammensetzung eines Produkts gewährleistet wird.
Eine FMD ist die beste Form der Deklaration. Ändern sich Regularien, müssen Ihre Lieferanten nicht erneut deklarieren. Sie können Ihre Produkte einfach selbst anhand der vorhandenen Informationen über die Materialien und Stoffe nach der neuen Regulierung in Substantio bewerten.
Lieferanten sollten diese Option wählen, wenn sie vollständige Informationen über alle Materialien und Substanzen im Produkt bereitstellen können.
Hinweis: Im Standard müssen für eine FMD 90% des Produktgewichts deklariert werden. Sie können diesen Mindestanteil gemäß Ihren Anforderungen bestimmen.
Eine RCD ist eine formale Erklärung, mit der Sie dokumentieren, dass Ihr Produkt alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Eine RCD ist weniger umfangreich, da nur abgefragt wird, ob regulierte Stoffe einer gegebenen Stoffliste wie beispielsweise der REACH Kandidatenliste, enthalten sind. Ändert sich eine zugrunde liegende Regularie, muss die RCD erneuert werden, da zu den neuen Stoffen keine Informationen vorliegen.
Der Lieferant bestätigt in einer RCD lediglich, ob das Teil einen regulierten Stoff oberhalb des vorgegebenen Schwellenwerts enthält oder nicht. Diese Information ist schnell und unkompliziert einzugeben. Wenn viele Teile den gleichen Status haben, geht es mithilfe von Massendeklarationen noch schneller.
Sie beruht entweder auf der Bestätigung, dass die in der Stoffregulierung aufgeführten regulierten Substanzen im Produkt nicht enthalten sind, oder auf der Angabe der enthaltenen Substanzen einschließlich ihres prozentualen Anteils. Daher ist ihr Umfang geringer als der einer FMD.
Die Aussagekraft einer RCD kann mit dem Hochladen von Nachweisdokumenten (Testbericht, Prüflabor-Zertifikat, Statement, etc.) verbessert werden.
Hinweis: Sobald sich Regularien für bestimmte Stoffe ändern, muss die Deklaration für die Teile erneut durch Ihre Lieferanten durchgeführt werden.
Diese Option wird gewählt, wenn Informationen über die Materialien oder den regulatorischen Status des Produkts entweder nicht verfügbar sind, das angefragte Produkt nicht zugeordnet werden kann, oder das Produkt bereits obsolet ist und nicht mehr verkauft wird.
Sehr geringer Aufwand für den Lieferanten.
Hinweis: Diese Option darf nur gewählt werden, wenn das Produkt tatsächlich unbekannt ist, keine Informationen dazu vorliegen oder es obsolet ist und nicht mehr verkauft wird. Bei Vorhandensein von Abkündigungsinformationen (Obsolescence Notification Letter), können diese zur Unterstützung hochgeladen werden.
Hierbei handelt es sich um eine vollständige Liste aller Materialien und Substanzen, die in einem Produkt enthalten sind. Diese Erklärung ermöglicht es, jedes einzelne Material und seine Bestandteile zu identifizieren, wodurch eine transparente und detaillierte Übersicht über die Zusammensetzung eines Produkts gewährleistet wird.
Eine FMD ist die beste Form der Deklaration. Ändern sich Regularien, müssen Ihre Lieferanten nicht erneut deklarieren. Sie können Ihre Produkte einfach selbst anhand der vorhandenen Informationen über die Materialien und Stoffe nach der neuen Regulierung in Substantio bewerten.
Lieferanten sollten diese Option wählen, wenn sie vollständige Informationen über alle Materialien und Substanzen im Produkt bereitstellen können.
Hinweis: Im Standard müssen für eine FMD 90% des Produktgewichts deklariert werden. Sie können diesen Mindestanteil gemäß Ihren Anforderungen bestimmen.
Eine RCD ist eine formale Erklärung, mit der Sie dokumentieren, dass Ihr Produkt alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Eine RCD ist weniger umfangreich, da nur abgefragt wird, ob regulierte Stoffe einer gegebenen Stoffliste wie beispielsweise der REACH Kandidatenliste, enthalten sind. Ändert sich eine zugrunde liegende Regularie, muss die RCD erneuert werden, da zu den neuen Stoffen keine Informationen vorliegen.
Der Lieferant bestätigt in einer RCD lediglich, ob das Teil einen regulierten Stoff oberhalb des vorgegebenen Schwellenwerts enthält oder nicht. Diese Information ist schnell und unkompliziert einzugeben. Wenn viele Teile den gleichen Status haben, geht es mithilfe von Massendeklarationen noch schneller.
Sie beruht entweder auf der Bestätigung, dass die in der Stoffregulierung aufgeführten regulierten Substanzen im Produkt nicht enthalten sind, oder auf der Angabe der enthaltenen Substanzen einschließlich ihres prozentualen Anteils. Daher ist ihr Umfang geringer als der einer FMD.
Die Aussagekraft einer RCD kann mit dem Hochladen von Nachweisdokumenten (Testbericht, Prüflabor-Zertifikat, Statement, etc.) verbessert werden.
Hinweis: Sobald sich Regularien für bestimmte Stoffe ändern, muss die Deklaration für die Teile erneut durch Ihre Lieferanten durchgeführt werden.
-
Full Material Declaration (FMD): Vollständige Materialdeklaration
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Regulatory Compliance Declaration (RCD): Regulatorische Konformitätsdeklaration
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Abstract Declaration (AD): Abstrakte Deklaration
Hierbei handelt es sich um eine vollständige Liste aller Materialien und Substanzen, die in einem Produkt enthalten sind. Diese Erklärung ermöglicht es, jedes einzelne Material und seine Bestandteile zu identifizieren, wodurch eine transparente und detaillierte Übersicht über die Zusammensetzung eines Produkts gewährleistet wird.
Vorteil der FMD: Eine FMD ist die beste Form der Deklaration. Ändern sich Regularien, müssen Ihre Lieferanten nicht erneut deklarieren. Sie können Ihre Produkte einfach selbst anhand der vorhandenen Informationen über die Materialien und Stoffe nach der neuen Regulierung in Substantio bewerten.
Was ist für eine FMD nötig?
Lieferanten sollten diese Option wählen, wenn sie vollständige Informationen über alle Materialien und Substanzen im Produkt bereitstellen können.
Hinweis: Im Standard müssen für eine FMD 90% des Produktgewichts deklariert werden. Sie können diesen Mindestanteil gemäß Ihren Anforderungen bestimmen.
Eine RCD ist eine formale Erklärung, mit der Sie dokumentieren, dass Ihr Produkt alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Eine RCD ist weniger umfangreich, da nur abgefragt wird, ob regulierte Stoffe einer gegebenen Stoffliste wie beispielsweise der REACH Kandidatenliste, enthalten sind. Ändert sich eine zugrunde liegende Regularie, muss die RCD erneuert werden, da zu den neuen Stoffen keine Informationen vorliegen.
Vorteil der RCD: Der Lieferant bestätigt in einer RCD lediglich, ob das Teil einen regulierten Stoff oberhalb des vorgegebenen Schwellenwerts enthält oder nicht. Diese Information ist schnell und unkompliziert einzugeben. Wenn viele Teile den gleichen Status haben, geht es mithilfe von Massendeklarationen noch schneller.
Was ist für eine RCD nötig? Sie beruht entweder auf der Bestätigung, dass die in der Stoffregulierung aufgeführten regulierten Substanzen im Produkt nicht enthalten sind, oder auf der Angabe der enthaltenen Substanzen einschließlich ihres prozentualen Anteils. Daher ist ihr Umfang geringer als der einer FMD.
Die Aussagekraft einer RCD kann mit dem Hochladen von Nachweisdokumenten (Testbericht, Prüflabor-Zertifikat, Statement, etc.) verbessert werden.
Hinweis: Sobald sich Regularien für bestimmte Stoffe ändern, muss die Deklaration für die Teile erneut durch Ihre Lieferanten durchgeführt werden.
Diese Option wird gewählt, wenn Informationen über die Materialien oder den regulatorischen Status des Produkts entweder nicht verfügbar sind, das angefragte Produkt nicht zugeordnet werden kann, oder das Produkt bereits obsolet ist und nicht mehr verkauft wird.
Vorteil der AD: Sehr geringer Aufwand für den Lieferanten.
Hinweis: Diese Option darf nur gewählt werden, wenn das Produkt tatsächlich unbekannt ist, keine Informationen dazu vorliegen oder es obsolet ist und nicht mehr verkauft wird. Bei Vorhandensein von Abkündigungsinformationen (Obsolescence Notification Letter), können diese zur Unterstützung hochgeladen werden.
FAQ's
Holen Sie sich die Informationen und Materialdaten, die Sie brauchen.
In unserem Tutorial Video erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie eine Deklarationsabfrage erstellen.
Kann ich mit der Software nach REACH deklarieren?
Ja. Substantio enthält stets die neusten Änderungen aller gängigen Compliance Vorschriften, beispielsweise REACH, RoHS, Prop65, TSCA, CSRD, PFAS, POPs und viele andere. Nach jeder Änderung erfolgt ein automatisches Update der Regularie im System, sodass sie Ihre Abfragen danach durchführen können.
Ist Substantio eine Software für Abstract Declarations?
Lieferanten können mithilfe der Substantio Software jede Art von Deklaration durchführen, von AD über RCD bis hin zu FMD.
Können über Substantio Materialtest-Berichte eingefordert werden?
Es kann je Bauteil oder Material spezifisch definiert werden, wann ein Test-Bericht eines Labors notwendig ist.
Können wir auch Testberichte aus Lieferkette einsammeln?
Ja, wir können Substantio vorhandene Testberichte hinterlegen und auslesen. Über Substantio lassen sich auch Testberichte für bestimmte Materialen beim Lieferanten einfordern.
Anpassung UI
Wir können die Oberfläche der Liefernateneingabe mit Elementen Ihrer Corporate Identity (CI) anreichern, z.B. Logo, Farben usw. Wir bieten dafür Abfragebögen an, anhand derer Sie neue Attribute definieren können, die wir in Ihrem Design umsetzen.
Ist es möglich, nur die geänderten Stoffe zu deklarieren?
Kommt ein neuer SVHC Stoff zur Kandidatenliste hinzu, muss die Abfrage lediglich nach diesem neuen Stoff erfolgen (bei RCDs). Liegen FMDs vor, ist keine erneute Abfrage nötig, da die Daten im System vorhanden sind.
Kann eine Lieferantenabfrage auch mehrere Themen abdecken?
Ja. In einer Compliance Abfrage müssen nicht nur Materialdaten abgefragt werden. Es können zusätlich auch Ergänzungen wie Export Compliance, Sustainability und andere enthalten sein. So müssen Ihre Lieferanten nur eine Abfrage beantworten.
Können Lieferanten selbstständig auf die Software zugreifen, um ihre Daten zu aktualisieren und Dokumente hochzuladen?
Ja, Lieferanten können ihre Daten pflegen, z.B. Adressänderung, Teilenummern ergänzen oder Teile als obolet markieren.
Kann die Software helfen, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen durch unsere Lieferanten nachzuverfolgen und Berichte zu generieren?
Ja über Dashboards wird der aktuelle Stand der Antworten auf die Abfrage angezeigt.
Die Anzeige auf dem Dashboard lässt sich ebenfalls individualiseren. Außerdem ist es möglich, ein Reporting zum aktuellen Stand herunterzuladen.